Financieel coördinator

Volledig op afstand werken • Deeltijdmedewerker in de VS • ~25-30 uur per week • U kunt ook de bijbehorende functie van Financieel Controller

Over het Centrum voor Geweldloze Communicatie (C GC )

, opgericht in 1984, Geweldloze Communicatie (GCis een wereldwijde organisatie die zich toelegt op het delen van de leerstellingen van Geweldloze Communicatie (GC) zoals ontwikkeld door Dr. Marshall Rosenbergleren, delen en toepassen Geweldloze Communicatie wereldwijd

Over de functie

De Finance Coordinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de financiële afdeling van C GC . Jij bent degene die de operationele realiteit in stand houdt – salarisadministratie, debiteurenbeheer, crediteurenbeheer, internationale betalingen, reconciliaties – en die de expert wordt op het gebied van hoe ons financiële systeem met meerdere valuta en landen daadwerkelijk functioneert.

Dit is een praktische functie met een uitgesproken menselijke dimensie. Financiële zaken bij C GC hebben vaak een menselijke context – annuleringen, terugbetalingen, late betalingen, vragen over beurzen – die zowel administratieve nauwkeurigheid als doordachte communicatie vereisen. U bent het eerste aanspreekpunt voor de gemeenschap in deze zaken en past daarbij zowel nauwkeurige administratie als de empathische communicatie toe die onze gemeenschap verwacht.

De functie maakt deel uit van een financiële afdeling die momenteel wordt gereorganiseerd. Onze financieel coördinator, die al lange tijd bij ons werkt, gaat eind 2026 met pensioen en de persoon die ons komt versterken, zal samen met de nieuwe financieel controller de toekomstige werkwijze van de afdeling mede vormgeven.

• Rapportagerelaties

Rapporteert aan: Financieel controller
Werkt nauw samen met: de directeur, programmacoördinatoren, organisatoren, een extern accountantskantoor en, indien nodig, externe juridische adviseurs.
Belangrijke overgangspartner: de vertrekkende financieel coördinator zal de onboarding en kennisoverdracht tijdens de overdrachtsperiode ondersteunen.

• Belangrijkste verantwoordelijkheden

Salaris- en aannemersbetalingen

Verwerk de tweewekelijkse salarisadministratie voor C GC medewerkers met behulp van QuickBooks Online (Geavanceerd) Salarisadministratie
Urenregistraties controleren en goedkeuringen afstemmen met aannemers en managers
Verwerk internationale betalingen aan trainers en contractanten via Wise (USD en EUR) en coördineer bankoverschrijvingen indien nodig
Verzamel en archiveer W-8- en W-9-documentatie voor Amerikaanse en internationale begunstigden

Debiteuren

Verstrek ontvangstbewijzen, facturen en belastingverklaringen aan deelnemers, donateurs en partnerorganisaties
Ondersteun programmateams en beheer betalingsstromen, terugbetalingen, betalingscorrecties en subsidie-uitbetalingen voor geoormerkte fondsen
Coördineer met andere C GC afdelingen
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de gedeelde mailbox bookkeeping@ voor routinematige ontvangstverzoeken

Crediteuren

Verwerk facturen van leveranciers, begunstigden van geblokkeerde fondsen, creditcardrekeningen en onkostenvergoedingen
Coördineer de goedkeuringsworkflows voor grotere betalingen
Zorg voor tijdige betaling van terugkerende abonnementen en licenties

Verzoening en nabijheid

Bereid de rekeningen voor de maandelijkse afstemmingen voor van Bank of America (meerdere rekeningen), Wells Fargo, Wise USD, Wise EUR, PayPal en Stripe
Bereid de documenten voor de maandelijkse afsluitingscontrole van de financieel controller voor
Stel leverancierslijsten en bedragen op voor de 1099-MISC-aangiften die voor het voorgaande belastingjaar verschuldigd zijn, en ondersteun de jaarlijkse uitgiftecyclus van de 1099-formulieren

Beperkte donaties en uitvoering van fiscale sponsoring

Het ontvangen, toewijzen en uitbetalen van gelden voor onze fiscale sponsorovereenkomsten
Zorg voor een nauwkeurige boekhouding van klassen en fondsen, zodat de rapportage over beperkte fondsen correct blijft

Financiële communicatie gericht op de gemeenschap

Fungeer als een zorgzaam en deskundig eerste aanspreekpunt voor leden van de gemeenschap met financiële vragen, vragen over terugbetalingen, verzoeken om ondersteuning of betalingen, of betalingsproblemen
Ga om met emotioneel beladen of GC -waardegevoelige situaties met zowel administratieve nauwkeurigheid als de empathische communicatie die onze gemeenschap verwacht
Overleg met de organisatoren en het programmateam wanneer een financiële kwestie een programma- of gemeenschapsaspect betreft

• Vereiste kwalificaties

Wettelijke bevoegdheid om als werknemer met een W-2-contract in de VS te werken (Amerikaans staatsburgerschap, permanente verblijfsvergunning of geldige Amerikaanse werkvergunning)

Minimaal 3 jaar ervaring in boekhouding of financiële administratie, bij voorkeur bij een non-profitorganisatie of een organisatie met een maatschappelijke missie in de VS
Uitstekende beheersing van QuickBooks Online (gevorderd niveau), inclusief klassikale boekhouding en transacties in meerdere valuta
Vaardigheid in QuickBooks Online (Geavanceerd) salarisadministratie voor meerdere staten, inclusief de mogelijkheid om met Intuit te communiceren over wettelijke vereisten, drempelwaarden en vrijstellingen die van toepassing zijn op een Amerikaanse non-profitorganisatie die in meerdere staten actief is
Ervaring met internationale betalingen en afstemming van meerdere valuta (Wise, bankoverschrijvingen, PayPal, Stripe)
Basiskennis van de Amerikaanse regelgeving voor non-profitorganisaties: W-8/W-9-formulieren, uitgifte van 1099-formulieren
Uitstekende schriftelijke Engelse vaardigheden en het vermogen om helder en vriendelijk te communiceren met vakgenoten in meer dan 40 landen, ook als Engels niet hun moedertaal is
Geduld en emotionele intelligentie zijn essentieel — de functie omvat vaak het bemiddelen bij financiële zaken met een emotionele lading (bijv. annuleringen na overlijden, visumproblemen) of procedurele complexiteit (bijv. coördinatie met externe instellingen zoals UNDP of SAM)
Een teamgerichte instelling: prettig in de omgang met de financieel controller, het C GC team en leden van de gemeenschap
Aangetoond vermogen om asynchroon te werken over verschillende tijdzones heen

• Gewenste kwalificaties

Ervaring met Salesforce of een ander CRM-systeem als bronsysteem voor debiteurenadministratie.
Bekendheid met fiscale sponsorregelingen en de boekhouding van beperkte fondsen
Voelt u zich op uw gemak in een sociocratisch of op consensus gebaseerd bestuursmodel, of bent u oprecht bereid om het te leren? Wij leren u het model aan
Vloeiende beheersing van een tweede taal (Spaans, Frans, Duits en Portugees komen vaak voor bij onze gesprekspartners)
Persoonlijke bekendheid met Geweldloze Communicatie of interesse in de praktijk
Eerdere ervaring met het ondersteunen van leden van de gemeenschap tijdens emotioneel belangrijke administratieve momenten

• Wat wij bieden

Dienstverband: Werknemer in loondienst (W-2), deeltijd (ongeveer 25-30 uur per week)
Locatie: Volledig op afstand. De persoon mag buiten de Verenigde Staten wonen, maar moet wettelijk bevoegd zijn om als werknemer met een W-2-formulier in de VS te werken.
Salarisbereik:

$31.500–$42.000 per jaar, naar rato van 25-30 uur per week

Uurtarief: circa $20-$32

Voltijdse equivalent: $49,000-$60,000

De uiteindelijke vergoeding wordt vastgesteld op basis van de ervaring, kwalificaties en het overeengekomen aantal wekelijkse uren van de kandidaat.

Voordelen:

Ruime mogelijkheden voor betaald verlof en vakantiedagen
Flexibele werktijden, afgestemd op uw behoeften
Gratis of gereduceerde deelname aan evenementen georganiseerd door C GC , waaronder internationale intensieve trainingen

Een werkcultuur gebaseerd op de principes van Geweldloze Communicatie en sociocratisch bestuur, waar geld wordt gezien als energie in dienst van de missie
Directe samenwerking met de nieuwe financieel controller bij een live herontwerp van processen, inclusief een omvangrijk QuickBooks-integratieproject dat de handmatige invoer in het eerste jaar aanzienlijk zal verminderen
Een functie waarin actief wordt geïnvesteerd in continuïteit en stabiliteit — we willen dat je met ons meegroeit

• Gelijke kansen

C GC is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij discrimineren niet op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit, nationale afkomst, leeftijd, handicap, veteranenstatus of enige andere door de wet beschermde eigenschap. Wij verwelkomen actief kandidaten uit gemeenschappen die historisch gezien ondervertegenwoordigd zijn in financiële functies bij non-profitorganisaties.

Aanvraag van

Voornaam *

Achternaam *

E-mailadres *

Mobiele telefoon

Optioneel, maar vermeld dit als u het goed vindt dat we contact met u opnemen via sms.

Land (waar u momenteel woont) *

Staat *

Land (het land waar je voornamelijk bent opgegroeid) *

Talen die u spreekt *

Bronnen

Link naar je introductievideo (URL)

Een video van 4-7 minuten waarin je uitlegt waarom je je aangetrokken voelde tot deze baan en hoe je denkt dat je in deze rol succesvol kunt zijn (zie dit als een alternatief voor een schriftelijke sollicitatiebrief).

Upload je cv of sollicitatiebrief

Sleep bestanden hierheen of blader door de pagina. Maximale bestandsgrootte: 10 MB

PDF heeft de voorkeur

Vragen

Gelieve de volgende vragen te beantwoorden. We zijn flexibel wat betreft de lengte van uw antwoorden en begrijpen dat deze kunnen variëren.

Hoewel onze formulieren over het algemeen betrouwbaar zijn, raden we aan uw antwoorden voor verzending in een apart document op te slaan, voor het geval er technische problemen optreden.

1️⃣ Bent u wettelijk bevoegd om als werknemer met een W-2-formulier in de VS te werken (Amerikaans staatsburger, permanent ingezetene of geldige Amerikaanse werkvergunning)? *

Nee

2️⃣ Selecteer alle opties die van toepassing zijn op uw ervaring *

Ik heb ruim 3 jaar ervaring in de financiële administratie van non-profitorganisaties of organisaties met een maatschappelijke missie

Ik beheers QuickBooks Online Advanced uitstekend

Ik heb ervaring met QuickBooks Online Payroll, inclusief de administratie van salarissen in meerdere staten

Ik heb ervaring met het afstemmen van transacties in meerdere valuta

3️⃣ Deze functie is volledig op afstand binnen een team dat verspreid is over meerdere tijdzones en landen. Beschrijf een specifieke werkwijze of gewoonte die je hebt ontwikkeld om effectief te werken in een asynchrone omgeving. Wat heeft goed gewerkt en wat heb je in de loop der tijd moeten aanpassen?

4️⃣ Een deelnemer betaalde $850 via Stripe voor een trainingsregistratie. De cursus is in QBO ingesteld als een beperkt budget. Twee weken later annuleert de deelnemer en vraagt een terugbetaling aan. Beschrijf de stappen in QBO die u zou uitvoeren (betrokken accounts, behandeling van de cursus) en geef aan wat u aan uw controller zou melden voordat u de transactie verwerkt.

5️⃣ Tijdens uw maandelijkse afstemming van de Wise EUR-rekening merkt u dat een overboeking van € 4.200 in Wise verschijnt, maar niet in QBO. De omschrijving van de overboeking luidt: "Colombia Training — R&B terugbetalingsuitkering". U zoekt snel in QBO en vindt geen overeenkomende transactie. Beschrijf de eerste drie stappen die u zou ondernemen.

6️⃣ Onze financiële afdeling bevindt zich in een transitieproces en sommige processen worden al jaren voornamelijk door de huidige coördinator uitgevoerd. Tijdens je eerste drie maanden zul je situaties tegenkomen waarin de werkwijze nergens is gedocumenteerd. Beschrijf je aanpak in die situaties – zowel praktisch (wat je doet) als relationeel (hoe je omgaat met de vertrekkende coördinator en met je controller).

7️⃣ Geef een kort voorbeeld (echt of hypothetisch) van een situatie waarin u een routinematige administratieve taak hebt afgehandeld waarbij u rekening hield met de menselijke context, zonder de nauwkeurigheid in gevaar te brengen.

8️⃣ Een trainer, gecertificeerd in een land waar de lokale valuta recentelijk sterk in waarde is gedaald, schrijft naar bookkeeping@ met de vraag of zijn volgende honorarium kan worden omgerekend naar euro's tegen de wisselkoers die gold toen de overeenkomst zes maanden geleden werd gesloten, in plaats van tegen de huidige koers. Het verschil bedraagt ongeveer $180. Hoe zou u reageren en wat zou u doen voordat u reageert?

9️⃣ Wat motiveert u om te solliciteren naar deze functie? Hoe denkt u dat u in onze bedrijfscultuur zou passen?

Nog iets anders?

Heeft u nog vragen voor ons? Is er nog iets dat u wilt toevoegen?

Toestemming *

Ik geef toestemming voor de verwerking van mijn persoonsgegevens ten behoeve van mijn sollicitatie naar de functie en ga akkoord met het CGCprivacybeleid van

Website

Financieel coördinator

Over het Centrum voor Geweldloze Communicatie (C GC )

Over de functie

Aanvraag van

Bronnen

Vragen

Nog iets anders?

Privacyinstellingen

Functioneel

Voorkeuren

Statistieken

Marketing